pdfMB

PDF naar PDF/A

Maak van een PDF een PDF/A-bestand voor archivering op lange termijn, en zie duidelijk of het de controle doorstaat. Je bestand blijft op dit apparaat.

  • Geen uploadJe bestand blijft op dit apparaat.
  • Je origineel blijft ongewijzigdJe downloadt een nieuwe kopie. Je bestand wordt nooit aangepast.
  • Gratis, zonder accountGeen account en geen daglimiet.

Wat er met je bestand gebeurt

Alles hieronder gebeurt in je browser, op je eigen apparaat. De PDF wordt nooit geüpload, dus niemand anders, ook wij niet, kan hem zien.

  1. pdfMB opent de PDF en loopt elke pagina, elk formulierveld, elke opmerking, link en afbeelding na, ook de delen die je niet ziet.
  2. Lettertypen die worden gebruikt maar niet zijn ingesloten, worden vervangen door gratis lettertypen met precies dezelfde letterbreedtes (Liberation Sans, Serif en Mono voor Helvetica of Arial, Times en Courier), zodat de tekst op dezelfde plek blijft. Alleen de letters die het bestand gebruikt, worden ingesloten.
  3. Het sRGB-kleurprofiel wordt toegevoegd. Gebruikt het bestand CMYK-kleuren, dan wordt daar ook een kleurprofiel voor toegevoegd, zonder de kleurwaarden te veranderen.
  4. JavaScript, acties die programma’s starten of media afspelen, en verborgen opmerkingen worden verwijderd. Opmerkingen, links en formuliervelden worden afdrukbaar gemaakt, en formuliervelden zonder opgeslagen uiterlijk krijgen er een.
  5. De documentgegevens worden geschreven in het XMP-formaat dat PDF/A vereist, en het bestand wordt opnieuw opgeslagen.
  6. Het opgeslagen bestand wordt opnieuw geopend en gecontroleerd op de PDF/A-regels die pdfMB test. Alleen een bestand dat alle controles doorstaat, wordt als PDF/A gemarkeerd. Anders zie je welke regels nog niet kloppen.
In het kort
  1. Kies een PDF
  2. Laat PDF/A-2b staan, tenzij je iets anders is gevraagd
  3. Druk op ‘Omzetten naar PDF/A’
  4. Download hem, of lees wat nog niet klopt

Zo zet je een PDF om naar PDF/A

  1. Kies een PDF of sleep hem naar het vak. pdfMB toont het aantal pagina’s en of het bestand al zegt dat het PDF/A is.
  2. Kies de PDF/A-versie. Laat PDF/A-2b staan als de ontvanger niets anders vraagt. Kies 1b alleen als daarom wordt gevraagd, en 3b als je bijgevoegde bestanden wilt behouden.
  3. Druk op ‘Omzetten naar PDF/A’. pdfMB repareert het bestand en controleert het daarna opnieuw.
  4. Doorstaat het de controle, download dan je PDF/A-bestand. Zo niet, dan laat pdfMB zien wat nog niet klopt en wat je eraan kunt doen.

Wat PDF/A is

PDF/A is een versie van PDF die bedoeld is om documenten vele jaren te bewaren. Het is een ISO-norm (ISO 19005), en archieven, rechtbanken, universiteiten en overheidssystemen vragen er vaak om.

Een PDF/A-bestand moet alles bevatten wat nodig is om het te tonen: alle lettertypen, een kleurprofiel en de documentgegevens. Het mag geen JavaScript, links die programma’s starten, geluid, video of versleuteling bevatten.

De ‘b’ in 1b, 2b en 3b betekent dat de pagina’s er gegarandeerd ook in de toekomst hetzelfde uitzien. Het is het niveau waar bijna elk systeem om vraagt.

Wanneer mensen het gebruiken

Uploaden naar overheids- en rechtbanksystemen

Veel systemen voor digitaal indienen en digitaal procederen accepteren alleen PDF/A. Zet het bestand om en controleer of het de controle doorstaat voordat je het uploadt.

Scripties en universitaire repositories

Universiteiten vragen vaak om de definitieve versie van een scriptie of proefschrift in PDF/A, zodat die over tientallen jaren nog te openen is.

Bedrijfsarchieven en administratie

Contracten, facturen en rapporten die jaren worden bewaard, blijven leesbaar, omdat alles wat ze nodig hebben in het bestand zit.

E-facturen

Formaten zoals ZUGFeRD en Factur-X gebruiken PDF/A-3 met de factuurgegevens als bijlage in de PDF.

Wat het niet kan

  • Ontbrekende lettertypen kunnen alleen worden gerepareerd voor Helvetica, Arial, Times, Times New Roman, Courier en Courier New. Voor andere ontbrekende lettertypen, zoals Thaise, Chinese of symboollettertypen, is het originele document nodig.
  • PDF/A-1b staat geen transparantie toe. pdfMB zet transparante inhoud niet om in afbeeldingen, dus kies PDF/A-2b voor bestanden met transparantie.
  • Het maakt bestanden op niveau ‘b’. De niveaus ‘a’ (getagd voor toegankelijkheid) en ‘u’ (alle tekst moet naar Unicode te herleiden zijn) worden nog niet aangeboden.
  • pdfMB controleert de regels die het in de browser kan testen, en de resultaten zijn op onze testbestanden vergeleken met veraPDF. Het is geen gecertificeerde validator.
  • Met een wachtwoord beveiligde PDF’s moeten eerst worden ontgrendeld, omdat PDF/A geen versleuteling toestaat.
  • Een digitale handtekening in het bestand is niet langer geldig, omdat het bestand verandert.

Vragen over PDF/A

Wordt mijn PDF geüpload?

Nee. Het omzetten en de controle gebeuren allebei in je browser, en het bestand verlaat je apparaat nooit.

Welke versie moet ik kiezen?

PDF/A-2b, tenzij de ontvanger om iets anders vraagt. Die wordt vrijwel overal geaccepteerd en staat transparantie toe. Kies 1b alleen als PDF/A-1 verplicht is, en 3b als je bijlagen wilt behouden.

Ziet mijn bestand er anders uit?

Nee. pdfMB maakt geen afbeeldingen van de pagina’s. Ontbrekende lettertypen worden vervangen door lettertypen met precies dezelfde letterbreedtes, zodat de tekst op zijn plek blijft.

Waarom zegt pdfMB dat mijn bestand niet kan worden omgezet?

Sommige dingen zijn niet te repareren zonder het originele document, zoals een ontbrekend lettertype waarvoor geen gratis vervanger bestaat. pdfMB zegt welke regel niet klopt, in plaats van je een bestand te geven dat alleen beweert PDF/A te zijn.

Kan ik de tekst nog kopiëren?

Ja. De tekst blijft tekst, dus je kunt erin zoeken en hem kopiëren, ook Thaise tekst.

Blijven formuliervelden behouden?

Ja. Formuliervelden blijven in het bestand en zijn nog in te vullen. Velden zonder opgeslagen uiterlijk krijgen er een, zoals PDF/A vereist.