pdfMB

PDF in PDF/A

Machen Sie aus einem PDF eine PDF/A-Datei für die Langzeitarchivierung und sehen Sie klar, ob sie die Prüfung besteht. Ihre Datei bleibt auf diesem Gerät.

  • Kein UploadIhre Datei bleibt auf diesem Gerät.
  • Ihr Original bleibt unverändertSie laden eine neue Kopie herunter. Ihre Datei wird nie verändert.
  • Kostenlos, ohne AnmeldungKein Konto und kein Tageslimit.

Was mit Ihrer Datei passiert

Alles Folgende geschieht in Ihrem Browser, auf Ihrem eigenen Gerät. Das PDF wird nie hochgeladen, also kann niemand sonst es sehen, auch wir nicht.

  1. pdfMB öffnet das PDF und geht jede Seite, jedes Formularfeld, jeden Kommentar, Link und jedes Bild durch, auch die Teile, die Sie nicht sehen.
  2. Schriften, die verwendet, aber nicht eingebettet sind, werden durch freie Schriften mit genau gleichen Buchstabenbreiten ersetzt (Liberation Sans, Serif und Mono für Helvetica oder Arial, Times und Courier), damit der Text an derselben Stelle bleibt. Nur die Buchstaben, die die Datei nutzt, werden eingebettet.
  3. Das sRGB-Farbprofil wird hinzugefügt. Nutzt die Datei CMYK-Farben, bekommen auch diese ein Farbprofil, ohne dass sich die Farbwerte ändern.
  4. JavaScript, Aktionen, die Programme starten oder Medien abspielen, und versteckte Kommentare werden entfernt. Kommentare, Links und Formularfelder werden druckbar gemacht, und Formularfelder ohne gespeichertes Aussehen bekommen eines.
  5. Die Dokumentinformationen werden im XMP-Format geschrieben, das PDF/A verlangt, und die Datei wird erneut gespeichert.
  6. Die gespeicherte Datei wird wieder geöffnet und gegen die PDF/A-Regeln geprüft, die pdfMB testet. Nur eine Datei, die jede Prüfung besteht, wird als PDF/A gekennzeichnet. Sonst sehen Sie, welche Regeln noch nicht erfüllt sind.
Kurz gesagt
  1. PDF auswählen
  2. PDF/A-2b beibehalten, wenn nichts anderes verlangt ist
  3. Auf „In PDF/A umwandeln“ tippen
  4. Herunterladen oder lesen, was noch nicht passt

So wandeln Sie ein PDF in PDF/A um

  1. Wählen Sie ein PDF aus oder legen Sie es auf dem Feld ab. pdfMB zeigt die Seitenzahl und ob die Datei bereits angibt, PDF/A zu sein.
  2. Wählen Sie die PDF/A-Version. Behalten Sie PDF/A-2b, wenn die Stelle, an die Sie die Datei schicken, nichts anderes verlangt. Wählen Sie 1b nur, wenn es gefordert wird, und 3b, wenn Sie angehängte Dateien behalten müssen.
  3. Tippen Sie auf „In PDF/A umwandeln“. pdfMB repariert die Datei und prüft sie dann noch einmal.
  4. Besteht sie, laden Sie Ihre PDF/A-Datei herunter. Wenn nicht, listet pdfMB auf, was noch nicht passt und was Sie tun können.

Was PDF/A ist

PDF/A ist eine PDF-Variante, die dafür gemacht ist, Dokumente viele Jahre aufzubewahren. Es ist eine ISO-Norm (ISO 19005), und Archive, Gerichte, Hochschulen und Behördensysteme verlangen sie oft.

Eine PDF/A-Datei muss alles enthalten, was zur Anzeige nötig ist: alle Schriften, ein Farbprofil und die Dokumentinformationen. Sie darf kein JavaScript, keine Links zum Starten von Programmen, keine Töne, Videos oder Verschlüsselung enthalten.

Das „b“ in 1b, 2b und 3b bedeutet, dass die Seiten garantiert auch in Zukunft gleich aussehen. Diese Stufe verlangen fast alle Systeme.

Wann man es braucht

Hochladen in Behörden- und Justizsysteme

Viele Systeme für elektronische Einreichungen und die E-Akte nehmen nur PDF/A an. Wandeln Sie die Datei um und prüfen Sie vor dem Hochladen, ob sie besteht.

Abschlussarbeiten und Hochschul-Repositorien

Hochschulen verlangen die Endfassung einer Abschlussarbeit oft als PDF/A, damit sie auch in Jahrzehnten noch zu öffnen ist.

Firmenarchive und Unterlagen

Verträge, Rechnungen und Berichte, die jahrelang aufbewahrt werden, bleiben lesbar, weil alles Nötige in der Datei steckt.

E-Rechnungen

Formate wie ZUGFeRD und Factur-X nutzen PDF/A-3, bei dem die Rechnungsdaten an das PDF angehängt sind.

Was es nicht kann

  • Fehlende Schriften lassen sich nur für Helvetica, Arial, Times, Times New Roman, Courier und Courier New ersetzen. Für andere fehlende Schriften, etwa thailändische, chinesische oder Symbolschriften, brauchen Sie das Originaldokument.
  • PDF/A-1b erlaubt keine Transparenz. pdfMB wandelt transparente Inhalte nicht in Bilder um, wählen Sie für solche Dateien daher PDF/A-2b.
  • Es erstellt Dateien der Stufe „b“. Die Stufen „a“ (für Barrierefreiheit getaggt) und „u“ (aller Text muss Unicode zugeordnet sein) gibt es noch nicht.
  • pdfMB prüft die Regeln, die sich im Browser testen lassen, und die Ergebnisse wurden an unseren Testdateien mit veraPDF verglichen. Es ist kein zertifizierter Validator.
  • Passwortgeschützte PDFs müssen zuerst entsperrt werden, weil PDF/A keine Verschlüsselung erlaubt.
  • Eine digitale Signatur in der Datei wird ungültig, weil sich die Datei ändert.

Fragen zu PDF/A

Wird mein PDF hochgeladen?

Nein. Umwandlung und Prüfung laufen beide in Ihrem Browser, und die Datei verlässt nie Ihr Gerät.

Welche Version soll ich wählen?

PDF/A-2b, außer die Stelle, an die Sie die Datei schicken, verlangt etwas anderes. Es wird breit angenommen und erlaubt Transparenz. Wählen Sie 1b nur, wenn PDF/A-1 gefordert ist, und 3b, wenn Sie Anhänge behalten müssen.

Sieht meine Datei danach anders aus?

Nein. pdfMB macht aus Seiten keine Bilder. Fehlende Schriften werden durch Schriften mit genau gleichen Buchstabenbreiten ersetzt, damit der Text an seinem Platz bleibt.

Warum sagt pdfMB, dass sich meine Datei nicht umwandeln lässt?

Manches lässt sich ohne das Originaldokument nicht beheben, etwa eine fehlende Schrift ohne freien Ersatz. pdfMB sagt Ihnen, welche Regel nicht erfüllt ist, statt Ihnen eine Datei zu geben, die nur behauptet, PDF/A zu sein.

Kann ich den Text noch kopieren?

Ja. Text bleibt Text, Sie können ihn also durchsuchen und kopieren, auch Thai.

Bleiben Formularfelder erhalten?

Ja. Formularfelder bleiben in der Datei und lassen sich weiter ausfüllen. Felder ohne gespeichertes Aussehen bekommen eines, wie PDF/A es verlangt.