pdfMB

Chuyển PDF sang PDF/A

Biến file PDF thành file PDF/A để lưu trữ lâu dài và xem rõ file có đạt hay không. File vẫn nằm trên thiết bị này.

  • Không tải lênFile của bạn ở lại trên thiết bị này.
  • File gốc của bạn được giữ nguyênBạn tải về một bản sao mới. File của bạn không bị thay đổi.
  • Miễn phí, không cần đăng kýKhông cần tài khoản, không giới hạn số lần mỗi ngày.

Điều gì xảy ra với file của bạn

Mọi bước dưới đây đều diễn ra trong trình duyệt, ngay trên thiết bị của bạn. File PDF không bao giờ bị tải lên, nên không ai khác, kể cả chúng tôi, có thể xem được.

  1. pdfMB mở file PDF và xem qua từng trang, trường biểu mẫu, chú thích, liên kết và hình ảnh, kể cả những phần bạn không nhìn thấy.
  2. Phông chữ được dùng nhưng chưa nhúng sẽ được thay bằng phông chữ miễn phí có độ rộng ký tự giống hệt (Liberation Sans, Serif và Mono thay cho Helvetica hoặc Arial, Times và Courier), nên chữ vẫn nằm đúng chỗ. Chỉ những ký tự file thực sự dùng mới được nhúng.
  3. Cấu hình màu sRGB được thêm vào. Nếu file dùng màu CMYK, một cấu hình màu cũng được thêm cho chúng mà không thay đổi giá trị màu.
  4. JavaScript, các thao tác mở chương trình hoặc phát nội dung đa phương tiện, và chú thích ẩn bị gỡ bỏ. Chú thích, liên kết và trường biểu mẫu được cho phép in, và trường biểu mẫu chưa có giao diện đã lưu sẽ được tạo giao diện.
  5. Thông tin tài liệu được ghi theo định dạng XMP mà PDF/A yêu cầu, và file được lưu lại.
  6. File đã lưu được mở lại và kiểm tra theo các quy tắc PDF/A mà pdfMB kiểm thử. Chỉ file đạt mọi bước kiểm tra mới được đánh dấu là PDF/A. Nếu không, bạn sẽ thấy những quy tắc nào vẫn chưa đạt.
Tóm tắt các bước
  1. Chọn một file PDF
  2. Giữ PDF/A-2b nếu không ai yêu cầu khác
  3. Bấm “Chuyển sang PDF/A”
  4. Tải về, hoặc đọc những gì vẫn chưa đạt

Cách chuyển PDF sang PDF/A

  1. Chọn một file PDF hoặc thả vào khung. pdfMB hiển thị số trang và cho biết file có tự nhận là PDF/A hay chưa.
  2. Chọn phiên bản PDF/A. Giữ PDF/A-2b nếu nơi bạn gửi file không yêu cầu khác. Chỉ chọn 1b khi được yêu cầu, và chọn 3b nếu cần giữ file đính kèm.
  3. Bấm “Chuyển sang PDF/A”. pdfMB sửa file rồi kiểm tra lại.
  4. Nếu đạt, hãy tải file PDF/A về. Nếu chưa, pdfMB liệt kê những gì vẫn chưa đạt và bạn có thể làm gì.

PDF/A là gì

PDF/A là một phiên bản PDF dành cho việc lưu giữ tài liệu trong nhiều năm. Đây là tiêu chuẩn ISO (ISO 19005), và kho lưu trữ, tòa án, trường đại học cũng như hệ thống của cơ quan nhà nước thường yêu cầu định dạng này.

File PDF/A phải chứa mọi thứ cần để hiển thị: tất cả phông chữ, một cấu hình màu và thông tin tài liệu. File không được chứa JavaScript, liên kết mở chương trình, âm thanh, video hay mã hóa.

Chữ “b” trong 1b, 2b và 3b nghĩa là các trang được đảm bảo sẽ trông giống hệt trong tương lai. Đây là mức mà hầu như hệ thống nào cũng yêu cầu.

Khi nào cần dùng

Tải lên hệ thống của cơ quan nhà nước và tòa án

Nhiều hệ thống nộp hồ sơ điện tử và tòa án điện tử chỉ nhận PDF/A. Hãy chuyển đổi file và kiểm tra xem file có đạt không trước khi tải lên.

Luận văn và kho lưu trữ của trường đại học

Các trường đại học thường yêu cầu bản cuối của luận văn ở dạng PDF/A, để hàng chục năm sau vẫn mở được.

Hồ sơ lưu trữ của công ty

Hợp đồng, hóa đơn và báo cáo lưu nhiều năm vẫn đọc được, vì mọi thứ cần thiết đều nằm trong file.

Hóa đơn điện tử

Các định dạng như ZUGFeRD và Factur-X dùng PDF/A-3, với dữ liệu hóa đơn được đính kèm vào PDF.

Những gì công cụ chưa làm được

  • Phông chữ bị thiếu chỉ sửa được với Helvetica, Arial, Times, Times New Roman, Courier và Courier New. Các phông chữ bị thiếu khác, như phông chữ Thái, Trung hoặc phông ký hiệu, cần đến tài liệu gốc.
  • PDF/A-1b không cho phép độ trong suốt. pdfMB không chuyển nội dung trong suốt thành ảnh, nên hãy chọn PDF/A-2b cho những file có độ trong suốt.
  • Công cụ tạo file ở mức “b”. Mức “a” (gắn thẻ cho khả năng tiếp cận) và “u” (toàn bộ chữ phải ánh xạ được sang Unicode) hiện chưa có.
  • pdfMB kiểm tra những quy tắc có thể kiểm thử trong trình duyệt, và kết quả đã được đối chiếu với veraPDF trên các file thử của chúng tôi. Đây không phải công cụ kiểm định được chứng nhận.
  • PDF có mật khẩu phải được mở khóa trước, vì PDF/A không cho phép mã hóa.
  • Chữ ký số trong file sẽ không còn hiệu lực, vì file bị thay đổi.

Câu hỏi về PDF/A

File PDF của tôi có bị tải lên không?

Không. Cả việc chuyển đổi và kiểm tra đều chạy trong trình duyệt, và file không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn.

Tôi nên chọn phiên bản nào?

PDF/A-2b, trừ khi nơi bạn gửi file yêu cầu khác. Phiên bản này được chấp nhận rộng rãi và cho phép độ trong suốt. Chỉ chọn 1b khi bắt buộc dùng PDF/A-1, và chọn 3b nếu cần giữ file đính kèm.

File của tôi có bị thay đổi hình thức không?

Không. pdfMB không biến trang thành ảnh. Phông chữ bị thiếu được thay bằng phông chữ có độ rộng ký tự giống hệt, nên chữ vẫn nằm đúng chỗ.

Vì sao pdfMB nói file của tôi không chuyển đổi được?

Có những thứ không thể sửa nếu không có tài liệu gốc, chẳng hạn một phông chữ bị thiếu không có bản thay thế miễn phí. pdfMB cho bạn biết quy tắc nào chưa đạt thay vì đưa cho bạn một file chỉ tự nhận là PDF/A.

Tôi vẫn sao chép được chữ chứ?

Được. Chữ vẫn là chữ, nên bạn có thể tìm kiếm và sao chép, kể cả tiếng Thái.

Trường biểu mẫu có được giữ lại không?

Có. Các trường biểu mẫu vẫn nằm trong file và vẫn điền được. Trường nào chưa có giao diện đã lưu sẽ được tạo giao diện, theo yêu cầu của PDF/A.